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取引先との商談や打ち合わせ、新規営業、オンラインミーティングなど、相手と会う約束をお願いする際に送るのが「アポイント依頼メール」です。
アポイント依頼メールでは、訪問や面談の目的を明確に伝え、候補日時を提示しながら、相手が予定を調整しやすい内容にすることが重要です。丁寧で分かりやすいメールは、相手に安心感を与え、スムーズな日程調整につながります。
この記事では、アポイント依頼メールの基本的な書き方やマナー、社外・社内・新規営業・オンライン会議など場面別の例文を紹介します。そのまま使える文例も掲載していますので、ぜひ参考にしてください。
アポイント依頼メールとは
アポイント依頼メールとは、面談・商談・打ち合わせ・訪問・オンライン会議などの予定を調整するために送るビジネスメールです。
次のような場面で利用されます。
- 取引先へ商談をお願いしたい
- 新規営業で面談をお願いしたい
- 打ち合わせの日程を調整したい
- オンラインミーティングをお願いしたい
- 訪問日時を相談したい
- 社内会議の日程を決めたい
目的や希望日時を具体的に伝え、相手が都合を判断しやすいメールを心掛けましょう。
アポイント依頼メールの基本構成
| 項目 | 内容 |
|---|---|
| 件名 | 面談・打ち合わせ依頼であることが分かる件名 |
| 挨拶 | お世話になっております・初めてご連絡いたします |
| 目的 | 面談や訪問の目的を簡潔に伝える |
| 希望日時 | 候補日を2～3日提示する |
| 場所・方法 | 訪問・オンライン・電話などを記載する |
| 締め | 都合が悪い場合は別日提案をお願いする |
アポイント依頼メールで使える丁寧な表現
- お打ち合わせのお時間をいただけますでしょうか。
- ご面談のお時間を頂戴できますでしょうか。
- ご都合のよろしい日時をご教示いただけますと幸いです。
- お時間をいただけますようお願いいたします。
- ご都合が合わない場合は、別日をご指定いただけますと幸いです。
- お忙しいところ恐縮ですが、ご検討のほどよろしくお願いいたします。
アポイント依頼メールの基本例文
件名：お打ち合わせのお願い
株式会社〇〇
〇〇様
いつもお世話になっております。
株式会社△△の□□です。
このたび、〇〇についてご相談したく、お打ち合わせのお時間をいただければと思いご連絡いたしました。
下記日程の中で、ご都合のよろしい日時はございますでしょうか。
- 〇月〇日（火）10:00～11:00
- 〇月〇日（水）14:00～15:00
- 〇月〇日（木）15:00～16:00
ご都合が合わない場合は、ご都合の良い日時をご教示いただけますと幸いです。
何卒よろしくお願いいたします。
社外向けのアポイント依頼メール例文
取引先へ依頼する場合は、面談の目的や所要時間を伝えると、相手も予定を立てやすくなります。
件名：お打ち合わせのお願い
株式会社〇〇
営業部 〇〇様
いつもお世話になっております。
株式会社△△の□□です。
新サービスについてご説明したく、お打ち合わせのお時間を頂戴できますでしょうか。
所要時間は30分程度を予定しております。
- 〇月〇日（月）13:00～13:30
- 〇月〇日（火）15:00～15:30
- 〇月〇日（水）10:00～10:30
ご都合がよろしい日時をご返信いただけますと幸いです。
よろしくお願いいたします。
初めて連絡する相手へのアポイント依頼メール例文
件名：面談のお願い
株式会社〇〇
ご担当者様
突然のご連絡失礼いたします。
株式会社△△の□□と申します。
貴社ホームページを拝見し、ぜひ一度お話を伺いたくご連絡いたしました。
ご都合がよろしければ、30分ほどお時間を頂戴できますでしょうか。
- 〇月〇日（火）10:00～10:30
- 〇月〇日（水）14:00～14:30
- 〇月〇日（木）16:00～16:30
ご都合が合わない場合は、ご都合の良い日時をご教示いただけますと幸いです。
何卒よろしくお願いいたします。
社内向けのアポイント依頼メール例文
件名：打ち合わせのお願い
〇〇さん
お疲れ様です。
〇〇案件について相談したいことがありますので、30分ほど打ち合わせのお時間をいただけますでしょうか。
候補日時は以下のとおりです。
- 〇月〇日 10:00～10:30
- 〇月〇日 15:00～15:30
ご都合の良い時間を教えていただけると助かります。
よろしくお願いいたします。
オンラインミーティングを依頼するメール例文
件名：オンライン打ち合わせのお願い
〇〇様
いつもお世話になっております。
オンラインにて打ち合わせをお願いしたく、ご連絡いたしました。
ご都合がよろしければ、ZoomまたはMicrosoft Teamsにて30分程度お時間をいただけますでしょうか。
候補日時をご確認いただき、ご都合の良い日時をご返信いただけますと幸いです。
何卒よろしくお願いいたします。
訪問を依頼するメール例文
取引先へ訪問をお願いする場合は、訪問の目的や所要時間を伝えることで、相手も予定を調整しやすくなります。
件名：ご訪問のお時間をいただけますでしょうか
株式会社〇〇
〇〇様
いつもお世話になっております。
株式会社△△の□□です。
現在進めております案件について、ご説明とお打ち合わせのため、貴社へ訪問させていただければと考えております。
ご都合がよろしければ、30分ほどお時間をいただけますでしょうか。
- 〇月〇日（月）10:00～10:30
- 〇月〇日（火）14:00～14:30
- 〇月〇日（水）16:00～16:30
ご都合が合わない場合は、ご都合の良い日時をご教示いただけますと幸いです。
何卒よろしくお願いいたします。
営業アポイントを依頼するメール例文
営業メールでは、自社商品の説明だけでなく、「相手にどのようなメリットがあるのか」を簡潔に伝えることが重要です。
件名：ご面談のお願い
株式会社〇〇
ご担当者様
突然のご連絡失礼いたします。
株式会社△△の□□と申します。
貴社の業務改善にお役立ていただけるサービスをご紹介したく、ご連絡いたしました。
30分ほどお時間をいただき、サービス概要をご説明できれば幸いです。
- 〇月〇日（火）13:00～13:30
- 〇月〇日（水）15:00～15:30
- 〇月〇日（木）10:00～10:30
ご都合の良い日時をご返信いただけますと幸いです。
何卒よろしくお願いいたします。
急ぎでアポイントを依頼するメール例文
急ぎの場合でも、相手への配慮を忘れず、理由を簡潔に伝えましょう。
件名：【至急】お打ち合わせのお願い
〇〇様
お世話になっております。
急なお願いとなり恐縮ですが、案件について早急にご相談したい事項がございます。
可能でしたら、本日または明日で30分ほどお時間をいただけますでしょうか。
ご都合が難しい場合は、ご都合の良い日時をご指定いただけますと幸いです。
ご多忙のところ恐れ入りますが、よろしくお願いいたします。
アポイント依頼メールで使える言い換え表現
| 表現 | 使用場面 |
|---|---|
| お時間をいただけますでしょうか | 最も一般的な依頼表現 |
| ご面談のお時間を頂戴できますでしょうか | 社外向け |
| お打ち合わせをお願いできますでしょうか | 商談・会議 |
| ご都合の良い日時をご教示ください | 日程調整 |
| ご都合が合わない場合は別日をご指定ください | 候補日提示後 |
アポイント依頼メールで避けたい表現
| NG表現 | 理由 | 言い換え例 |
|---|---|---|
| 会ってください | 命令口調に聞こえる | お時間をいただけますでしょうか。 |
| この日にお願いします | 相手の都合への配慮がない | ご都合がよろしい日時をご教示ください。 |
| 30分ください | やや直接的な印象 | 30分ほどお時間を頂戴できますでしょうか。 |
| すぐ返信してください | 急かす印象になる | 〇月〇日までにご返信いただけますと幸いです。 |
件名の例
- お打ち合わせのお願い
- ご面談のお願い
- ご訪問のお時間をいただけますでしょうか
- オンライン打ち合わせのお願い
- 商談のお時間をいただけますでしょうか
- 日程調整のお願い
- 【至急】お打ち合わせのお願い
アポイント依頼メールを書くときのポイント
目的を最初に伝える
「新サービスのご説明」「案件のご相談」など、面談の目的を最初に伝えることで、相手も判断しやすくなります。
候補日は複数提示する
候補日を2～3日提示すると、相手も予定を調整しやすくなります。曜日や時間帯もあわせて記載すると親切です。
所要時間を書く
「30分程度」「1時間程度」など、予定時間を書いておくことで、相手もスケジュールを組みやすくなります。
代替日も受け付ける姿勢を示す
候補日が難しい場合に備え、「ご都合の良い日時をご教示ください」と一文添えておくと、日程調整がスムーズになります。
よくある質問（FAQ）
アポイント依頼メールでは候補日をいくつ提示すればよいですか？
一般的には2～3日程度提示するのがおすすめです。時間帯も複数あると、相手が選びやすくなります。
初めて連絡する相手にもメールで依頼して問題ありませんか？
はい。自己紹介と連絡した理由を簡潔に記載し、失礼のない丁寧な表現を心掛ければ問題ありません。
オンライン会議でもアポイント依頼メールは必要ですか？
必要です。使用するツール（Zoom・Microsoft Teamsなど）や所要時間をあわせて伝えると、より親切です。
まとめ
アポイント依頼メールでは、面談や打ち合わせの目的、希望日時、所要時間を分かりやすく伝えることが大切です。
また、相手の都合を尊重する姿勢を示し、「ご都合がよろしい日時をご教示ください」「ご都合が合わない場合は別日をご指定ください」などの丁寧な表現を使うことで、印象の良いメールになります。
この記事の例文を参考に、状況に応じたアポイント依頼メールを作成してみてください。
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