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仕事では、取引先や社内の担当者に、必要な資料や書類を提出してもらう場面があります。たとえば、契約書、申請書、報告書、確認資料、見積関連資料など、業務を進めるために提出が必要なものは少なくありません。
そのようなときに送るのが「資料提出依頼メール」です。資料提出依頼メールでは、どの資料を提出してほしいのか、何のために必要なのか、いつまでに提出してほしいのかを分かりやすく伝えることが大切です。
この記事では、資料提出依頼メールの基本的な書き方やマナー、社外・社内・契約書・申請書・報告書など場面別の例文を紹介します。そのまま使える文例も掲載していますので、メール作成時の参考にしてください。
資料提出依頼メールとは
資料提出依頼メールとは、相手に必要な資料や書類を提出してもらうために送るビジネスメールです。
資料の提出をお願いする場面には、次のようなものがあります。
- 契約書や申込書を提出してもらいたい
- 申請書類を提出してもらいたい
- 報告書や確認資料を提出してもらいたい
- 会議前に必要な資料を提出してもらいたい
- 社内手続きに必要な書類を提出してもらいたい
- 取引開始前に必要な情報や書類を提出してもらいたい
資料提出依頼メールでは、提出物の名称や形式、提出期限を明確にすることで、相手が迷わず対応しやすくなります。
資料提出依頼メールの基本構成
| 項目 | 書く内容 |
|---|---|
| 件名 | 資料提出の依頼であることが分かる件名にする |
| 挨拶 | 社外なら「お世話になっております」、社内なら「お疲れ様です」 |
| 提出してほしい資料 | 資料名や書類名を具体的に書く |
| 提出目的 | 何のために必要なのかを簡潔に伝える |
| 提出期限 | 期限がある場合は日付や時間を明記する |
| 提出方法 | メール添付、フォーム、郵送などを案内する |
| 締め | 相手への配慮とお願いの言葉で締める |
資料提出依頼メールで使える丁寧な表現
資料提出をお願いするときは、命令のような印象にならないよう、丁寧な言い回しを選びましょう。
- 資料をご提出いただけますでしょうか。
- 必要書類をご提出いただけますと幸いです。
- 下記資料のご提出をお願いいたします。
- お手数ですが、〇月〇日までにご提出をお願いいたします。
- ご確認のうえ、資料をご提出いただけますでしょうか。
- お忙しいところ恐縮ですが、ご対応のほどよろしくお願いいたします。
資料提出依頼メールの基本例文
件名：資料提出のお願い
株式会社〇〇
〇〇様
いつもお世話になっております。
株式会社△△の□□です。
〇〇の手続きにあたり、下記資料のご提出をお願いいたします。
- 〇〇申請書
- 確認用資料
- 必要事項を記入した書類
恐れ入りますが、〇月〇日までにメール添付にてお送りいただけますと幸いです。
ご不明な点がございましたら、お気軽にご連絡ください。
お忙しいところ恐縮ですが、何卒よろしくお願いいたします。
社外向けの資料提出依頼メール例文
取引先や顧客へ資料提出を依頼する場合は、提出が必要な理由や期限を丁寧に伝えることが大切です。
件名：必要書類ご提出のお願い
株式会社〇〇
ご担当者様
いつもお世話になっております。
株式会社△△の□□です。
お取引開始にあたり、下記書類のご提出をお願いしております。
- 会社概要資料
- お取引申込書
- ご担当者様の連絡先情報
恐れ入りますが、〇月〇日までにメール添付にてご提出いただけますでしょうか。
ご提出いただいた内容を確認後、手続きを進めさせていただきます。
お手数をおかけしますが、よろしくお願いいたします。
社内向けの資料提出依頼メール例文
社内向けの場合でも、提出物や期限は明確に伝えましょう。部署や担当者が多い場合は、箇条書きにすると分かりやすくなります。
件名：会議資料提出のお願い
〇〇さん
お疲れ様です。□□です。
〇月〇日の定例会議に向けて、担当分の資料提出をお願いします。
提出していただきたい内容は以下のとおりです。
- 今月の進捗状況
- 課題・確認事項
- 来月の対応予定
会議資料の取りまとめを行うため、〇月〇日午前中までに共有いただけると助かります。
よろしくお願いいたします。
契約書の提出を依頼するメール例文
契約書の提出を依頼する場合は、提出方法や提出期限をはっきり伝えましょう。原本が必要な場合は、郵送先もあわせて案内すると親切です。
件名：契約書ご提出のお願い
株式会社〇〇
〇〇様
いつもお世話になっております。
株式会社△△の□□です。
先日ご確認いただきました契約書につきまして、ご署名・ご捺印のうえ、ご提出をお願いいたします。
恐れ入りますが、〇月〇日までにPDFデータをメール添付にてお送りいただけますでしょうか。
原本につきましては、後日郵送にてご提出いただけますと幸いです。
お手数をおかけしますが、何卒よろしくお願いいたします。
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