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企画書や見積書、契約書、申請書などを提出したあと、内容を確認して承認してもらう必要がある場面は多くあります。そのようなときに送るのが「承認依頼メール」です。
承認依頼メールでは、承認してほしい内容だけでなく、承認期限や背景、承認後の流れも分かりやすく伝えることが大切です。相手が判断しやすいメールを送ることで、スムーズな業務につながります。
この記事では、承認依頼メールの基本的な書き方やマナー、社外・社内・契約書・企画書など場面別の例文を紹介します。そのまま使える文例も掲載していますので、ぜひ参考にしてください。
承認依頼メールとは
承認依頼メールとは、企画書や契約書、見積書、申請書などについて、相手に確認・承認をお願いするためのビジネスメールです。
次のような場面で利用されます。
- 企画書の承認をお願いしたい
- 契約書の承認をお願いしたい
- 見積内容の承認をお願いしたい
- 社内稟議の承認をお願いしたい
- 予算申請の承認をお願いしたい
- 作業開始前の最終承認をお願いしたい
承認してもらうためには、相手が短時間で内容を把握できるよう、要点を整理して伝えることが重要です。
承認依頼メールの基本構成
| 項目 | 内容 |
|---|---|
| 件名 | 承認依頼であることが分かる件名にする |
| 挨拶 | 「お世話になっております」「お疲れ様です」など |
| 依頼内容 | 承認してほしい内容を簡潔に伝える |
| 背景・目的 | 承認が必要な理由や目的を説明する |
| 期限 | 承認期限があれば記載する |
| 締め | 感謝とお願いの言葉で締める |
承認依頼メールで使える丁寧な表現
承認依頼メールでは、相手に判断をお願いするため、丁寧で配慮のある表現を使うことが大切です。
- ご承認いただけますでしょうか。
- 内容をご確認のうえ、ご承認いただけますと幸いです。
- ご確認いただき、ご承認をお願いいたします。
- ご都合のよろしい際にご確認をお願いいたします。
- お忙しいところ恐縮ですが、ご承認のほどよろしくお願いいたします。
- 問題ございませんでしたら、ご承認いただけますと幸いです。
承認依頼メールの基本例文
件名：ご承認のお願い
株式会社〇〇
〇〇様
いつもお世話になっております。
株式会社△△の□□です。
添付しております企画書につきまして、ご確認のうえご承認をお願いいたします。
内容に問題がございませんでしたら、ご返信にてご承認いただけますと幸いです。
恐れ入りますが、〇月〇日までにご確認いただけますようお願いいたします。
何卒よろしくお願いいたします。
社外向けの承認依頼メール例文
取引先へ承認を依頼する場合は、承認が必要な理由や承認後の流れも簡潔に伝えると親切です。
件名：契約内容ご承認のお願い
株式会社〇〇
営業部 〇〇様
いつもお世話になっております。
株式会社△△の□□です。
契約書を添付いたしましたので、ご確認のうえご承認いただけますでしょうか。
ご承認後、正式な契約手続きを進めさせていただきます。
ご不明な点などございましたら、お気軽にお問い合わせください。
何卒よろしくお願いいたします。
社内向けの承認依頼メール例文
件名：企画書承認のお願い
〇〇部長
お疲れ様です。
新規プロジェクトの企画書を作成いたしました。
内容をご確認いただき、問題ございませんでしたらご承認をお願いいたします。
ご指摘事項などございましたら、ご教示いただけますと幸いです。
よろしくお願いいたします。
見積内容の承認を依頼するメール例文
件名：お見積内容ご承認のお願い
〇〇様
いつもお世話になっております。
お見積内容を添付しておりますので、ご確認をお願いいたします。
内容に問題がございませんでしたら、ご承認いただけますと発注準備を進めさせていただきます。
何卒よろしくお願いいたします。
稟議書の承認を依頼するメール例文
件名：稟議書ご承認のお願い
〇〇部長
お疲れ様です。
設備購入に関する稟議書を提出いたしました。
内容をご確認いただき、ご承認いただけますでしょうか。
承認後、購入手続きを進める予定です。
よろしくお願いいたします。
申請書の承認を依頼するメール例文
申請書の承認依頼では、申請内容と承認後に進める手続きを簡潔に伝えると、相手も判断しやすくなります。
件名：申請書ご承認のお願い
〇〇様
お世話になっております。
申請書を作成いたしましたので、ご確認のうえご承認をお願いいたします。
承認後、関係部署への申請手続きを進める予定です。
ご不明な点がございましたら、お気軽にご連絡ください。
何卒よろしくお願いいたします。
作業開始前の承認を依頼するメール例文
件名：作業開始のご承認について
〇〇様
いつもお世話になっております。
作業開始前の最終確認が完了いたしました。
内容をご確認いただき、問題ございませんでしたら作業開始のご承認をお願いいたします。
ご承認後、予定どおり作業を開始いたします。
よろしくお願いいたします。
急ぎで承認を依頼するメール例文
急ぎの場合は、理由と承認期限を具体的に伝えましょう。ただし、相手を急かす表現は避け、配慮のある言い回しを心掛けることが大切です。
件名：【至急】ご承認のお願い
〇〇様
お世話になっております。
急なお願いとなり恐縮ですが、添付資料についてご承認をお願いできますでしょうか。
本日中にご承認いただけますと、予定どおり明日から作業を開始できます。
ご多忙のところ誠に恐縮ですが、ご対応いただけますと幸いです。
何卒よろしくお願いいたします。
承認依頼メールで使える言い換え表現
| 表現 | 使用場面 |
|---|---|
| ご承認いただけますでしょうか | 基本的な依頼表現 |
| ご確認のうえ、ご承認をお願いいたします | 最も一般的な書き方 |
| 問題ございませんでしたらご承認ください | 内容確認後の承認依頼 |
| ご決裁をお願いいたします | 社内稟議・決裁時 |
| ご確認いただけますと幸いです | 柔らかい印象を与える |
承認依頼メールで避けたい表現
| NG表現 | 理由 | 言い換え例 |
|---|---|---|
| 承認してください | 命令口調に聞こえる | ご承認いただけますでしょうか。 |
| 早く承認してください | 相手を急かす印象になる | 〇月〇日までにご確認いただけますと幸いです。 |
| 問題ないですよね？ | 判断を急がせる印象になる | ご確認いただき、ご不明点がございましたらお知らせください。 |
| すぐ返信してください | 配慮に欠ける印象になる | ご都合のよろしい際にご返信いただけますと幸いです。 |
件名の例
- ご承認のお願い
- 企画書ご承認のお願い
- 契約内容ご承認のお願い
- お見積内容ご承認のお願い
- 稟議書ご承認のお願い
- 申請書ご承認のお願い
- 作業開始ご承認のお願い
- 【至急】ご承認のお願い
承認依頼メールを書くときのポイント
承認してほしい内容を簡潔にまとめる
長文になりすぎると要点が伝わりにくくなります。何を承認してほしいのかを最初に明記し、必要な補足情報を続けて記載しましょう。
承認後の流れを伝える
「承認後に契約を締結します」「承認後に作業を開始します」など、承認後の予定を書くことで、相手も判断しやすくなります。
期限がある場合は具体的に伝える
「〇月〇日まで」「本日17時まで」など、具体的な期限を記載すると、優先順位を判断しやすくなります。
添付ファイルを忘れずに確認する
企画書や契約書などを添付する場合は、送信前に添付漏れがないか必ず確認しましょう。
よくある質問（FAQ）
承認依頼メールと確認依頼メールの違いは何ですか？
確認依頼メールは内容を確認してもらうことが目的ですが、承認依頼メールは内容を確認したうえで、正式な承認や決裁をお願いすることが目的です。
承認期限は必ず書くべきですか？
期限が決まっている場合は記載することをおすすめします。具体的な日付を示すことで、相手も予定を立てやすくなります。
社内メールでも丁寧な表現を使うべきですか？
はい。上司や他部署へ依頼する場合は、「ご承認をお願いいたします」「ご確認いただけますと幸いです」など、丁寧な表現を使うと円滑なコミュニケーションにつながります。
まとめ
承認依頼メールでは、承認してほしい内容や背景、承認後の流れを分かりやすく伝えることが重要です。
また、「ご承認いただけますでしょうか」「お忙しいところ恐縮ですが」などの丁寧な表現を使い、相手が判断しやすいメールを心掛けましょう。
この記事の例文を参考に、状況に応じた承認依頼メールを作成してみてください。
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