関連する例文はこちら
内定をいただいたあとに辞退を決めるのは、少し気が重いものです。 「せっかく評価してもらったのに申し訳ない」「どのように伝えれば失礼にならないのか」と悩む方も多いでしょう。
内定辞退は珍しいことではありませんが、伝え方によって相手に与える印象は大きく変わります。 企業側は選考に時間をかけ、内定後の受け入れ準備を進めている場合もあるため、辞退を決めたらできるだけ早く、丁寧に連絡することが大切です。
この記事では、新卒・転職どちらでも使える内定辞退メールの書き方、件名、例文、注意点、NG例をまとめて紹介します。 そのまま使える例文も掲載していますので、自分の状況に合わせて調整しながら活用してください。
内定辞退メールはいつ送るべき？
内定辞退を決めたら、できるだけ早く連絡しましょう。 迷っている間に時間が過ぎてしまうと、企業側の採用計画や受け入れ準備に影響が出ることがあります。
特に入社承諾後や入社日が近い場合は、メールだけでなく電話で連絡した方が丁寧なケースもあります。 状況に応じて、相手に配慮した連絡方法を選びましょう。
| 状況 | 連絡方法の目安 |
|---|---|
| 内定通知後すぐ | メールで連絡して問題ありません。できるだけ早く伝えましょう。 |
| 承諾前に辞退する場合 | メールで辞退の意思と感謝を丁寧に伝えます。 |
| 内定承諾後に辞退する場合 | 電話で連絡したうえで、確認用にメールを送ると丁寧です。 |
| 入社日が近い場合 | できるだけ早く電話連絡し、その後メールでもお詫びを伝えます。 |
内定辞退メールの基本構成
内定辞退メールは、長く書きすぎる必要はありません。 大切なのは、辞退の意思を明確に伝えたうえで、内定をいただいたことへの感謝と辞退に対するお詫びを添えることです。
- 件名
- 宛名
- 氏名
- 内定へのお礼
- 辞退の申し出
- 辞退理由
- お詫び
- 締めの挨拶
- 署名
件名は「内定辞退」とわかるようにする
件名は、採用担当者が受信一覧を見たときに用件をすぐ把握できるものにします。 曖昧な件名にすると確認が遅れる可能性があるため、簡潔にはっきり書きましょう。
- 内定辞退のご連絡
- 内定辞退のお願い／氏名
- 採用内定辞退のご連絡
- 内定辞退のご連絡／〇〇〇〇
辞退理由は簡潔にまとめる
内定辞退の理由は、詳しく書きすぎる必要はありません。 「検討の結果」「一身上の都合」「他社の内定を受諾することにしたため」など、簡潔な表現で十分です。
条件面への不満や企業との比較を細かく書くと、相手に失礼な印象を与えることがあります。 理由を書く場合も、必要最低限に留めるのが無難です。
感謝とお詫びを必ず入れる
内定辞退メールでは、内定をいただいたことへの感謝を最初に伝えます。 そのうえで、辞退により迷惑をかけることへのお詫びを添えると、丁寧な印象になります。
- このたびは内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございました。
- 貴重なお時間を割いて選考いただきましたこと、心より御礼申し上げます。
- このようなご連絡となりましたことを、深くお詫び申し上げます。
新卒向け｜内定辞退メール例文
新卒で内定を辞退する場合
■ 使用場面
新卒採用で内定をいただいたものの、進路や他社選考の結果を踏まえて辞退したい場合に使える基本例文です。
■ 例文
件名：内定辞退のご連絡／〇〇〇〇
株式会社〇〇
採用ご担当者様
お世話になっております。
〇〇大学〇〇学部の〇〇〇〇です。
このたびは内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございました。
大変光栄なお知らせをいただきながら恐縮ではございますが、慎重に検討した結果、今回の内定を辞退させていただきたくご連絡いたしました。
選考を通じて貴重なお時間をいただいたにもかかわらず、このようなご連絡となりましたことを深くお詫び申し上げます。
末筆ながら、貴社のますますのご発展を心よりお祈り申し上げます。
〇〇大学〇〇学部
〇〇〇〇
メール：xxxxx@example.com
電話：090-xxxx-xxxx
■ 解説
新卒の場合は、辞退理由を詳しく書かなくても問題ありません。 「慎重に検討した結果」とすることで、失礼になりにくく、角の立たない表現になります。 内定への感謝とお詫びを入れることで、最後まで丁寧な印象を保てます。
他社の内定を受ける場合の内定辞退メール
■ 使用場面
他社の内定を受諾することに決めた場合の例文です。 他社名や条件比較を詳しく書く必要はありません。
■ 例文
件名：内定辞退のご連絡／〇〇〇〇
株式会社〇〇
人事部 〇〇様
お世話になっております。
〇〇大学〇〇学部の〇〇〇〇です。
このたびは採用内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございました。
大変恐縮ではございますが、他社の内定を受諾することにしたため、貴社の内定を辞退させていただきたく存じます。
選考の機会をいただきながら、このようなご連絡となりましたことを心よりお詫び申し上げます。
これまで丁寧にご対応いただきましたこと、重ねて御礼申し上げます。
何卒ご理解賜りますようお願い申し上げます。
〇〇大学〇〇学部
〇〇〇〇
■ 解説
他社内定を理由にする場合は、事実を簡潔に伝えます。 「他社の方が条件が良かった」などの比較表現は避けましょう。 企業への感謝を入れることで、辞退の連絡でも失礼な印象になりにくくなります。
転職向け｜内定辞退メール例文
転職で内定を辞退する場合
■ 使用場面
転職活動で内定を受けたものの、他社への入社や家庭の事情などにより辞退する場合の基本例文です。
■ 例文
件名：内定辞退のご連絡／〇〇〇〇
株式会社〇〇
採用ご担当者様
お世話になっております。
〇〇〇〇です。
このたびは採用内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございました。
慎重に検討した結果、誠に恐縮ではございますが、今回の内定を辞退させていただきたくご連絡申し上げます。
貴重なお時間を割いて選考いただいたにもかかわらず、このようなご連絡となりましたことを深くお詫び申し上げます。
貴社の今後ますますのご発展を心よりお祈り申し上げます。
〇〇〇〇
メール：xxxxx@example.com
電話：090-xxxx-xxxx
■ 解説
転職では現在の勤務状況や将来設計など、辞退理由はさまざまです。理由を詳しく説明するよりも、内定への感謝と辞退の意思を明確に伝えることを優先しましょう。
内定承諾後に辞退する場合
■ 使用場面
一度内定承諾をした後に辞退する場合の例文です。このケースでは、メールだけでなく電話で先に連絡することをおすすめします。
■ 例文
件名：内定辞退のお詫び
株式会社〇〇
採用ご担当者様
お世話になっております。〇〇〇〇です。
このたびは採用内定をいただき、誠にありがとうございました。
一度は入社の意思をお伝えしておりましたが、熟慮を重ねた結果、大変恐縮ではございますが内定を辞退させていただきたくご連絡申し上げます。
ご期待に添えない結果となりましたこと、ならびにご迷惑をお掛けしますことを深くお詫び申し上げます。
本来であれば直接お伺いしてお伝えすべきところ、メールでのご連絡となりましたことも重ねてお詫び申し上げます。
何卒ご容赦くださいますようお願い申し上げます。
■ 解説
内定承諾後の辞退は企業への影響が大きくなる場合があります。まず電話で連絡し、その後にメールで正式な連絡を行うと、より誠実な対応になります。
内定辞退メールを書く際の注意点
辞退すると決めたら早めに連絡する
企業は採用計画や入社準備を進めています。辞退すると決めた時点で連絡することが、お互いにとって最も負担の少ない対応です。
理由を書きすぎない
「給与が低い」「福利厚生に不満がある」など、詳細な理由を書く必要はありません。簡潔な理由と感謝の気持ちを伝えるだけで十分です。
感情的な表現は避ける
企業への不満や比較を書いてしまうと、相手に悪い印象を与える可能性があります。最後まで礼儀正しい文章を心掛けましょう。
NG例
NG例：他社との比較を書く
NG例
他社の方が給料も福利厚生も良かったため、そちらへ入社することにしました。
御社より条件が良かったので辞退します。
このような比較表現は相手に不快感を与える可能性があります。
改善例
慎重に検討した結果、誠に恐縮ではございますが、今回の内定を辞退させていただきたく存じます。
選考の機会をいただきましたことに心より感謝申し上げます。
よく使われる言い換え表現
| 基本表現 | 言い換え例 |
|---|---|
| 辞退します | 辞退させていただきます |
| ありがとうございました | 心より御礼申し上げます |
| 申し訳ありません | 深くお詫び申し上げます |
| 考えました | 慎重に検討した結果 |
| よろしくお願いします | 何卒よろしくお願い申し上げます |
| 都合により | 一身上の都合により |
ワンポイントアドバイス
内定辞退メールは、「辞退すること」よりも「選考していただいたことへの感謝」を丁寧に伝えることが重要です。
特に採用担当者は、応募書類の確認や面接調整など多くの時間を費やしています。最後まで礼儀ある対応を心掛けることで、お互いに気持ちよくやり取りを終えられます。
よくある質問（FAQ）
Q. 内定辞退はメールだけでも大丈夫ですか？
内定通知直後であればメールでも問題ない場合があります。ただし、承諾後や入社日が近い場合は電話連絡も行うことをおすすめします。
Q. 辞退理由は詳しく書く必要がありますか？
詳しい説明は不要です。「慎重に検討した結果」「一身上の都合」などの表現で十分です。
Q. 他社へ入社すると書いてもよいですか？
「他社への入社を決めました」と簡潔に伝える程度で問題ありません。企業名や比較内容を書く必要はありません。
Q. 一度辞退した会社へ再応募できますか？
企業によって対応は異なりますが、丁寧に辞退していれば再応募できるケースもあります。最後まで誠実な対応を心掛けましょう。
まとめ
内定辞退メールは、辞退の意思を伝えるだけではなく、選考や内定をいただいたことへの感謝を伝えるための大切な連絡です。
辞退理由は簡潔にまとめ、感謝とお詫びを丁寧に伝えることで、相手に失礼のない対応ができます。
今回紹介した例文を参考に、ご自身の状況に合わせて内容を調整し、礼儀ある内定辞退メールを作成してください。
あわせて読みたい例文
コメント