打ち合わせ、商談、面接、社内会議など、仕事では日程を調整する場面が何度もあります。
一見すると簡単な連絡に見えますが、日程調整メールは書き方によってやり取りの回数が大きく変わります。
たとえば、「ご都合のよい日を教えてください」だけでは、相手が候補を考える手間が増えてしまいます。反対に、候補日をいくつか提示しておくと、相手は選ぶだけで済むため、返信しやすくなります。
この記事では、ビジネスで使える日程調整メールの例文を場面別に紹介します。候補日を提示する場合、相手に候補日を出してもらう場合、再調整が必要な場合など、実務で使いやすい形でまとめています。
日程調整メールで大切なこと
日程調整メールでは、丁寧さだけでなく、相手が返信しやすい情報を入れることが大切です。
特に意識したいのは、以下の4点です。
| 項目 | 内容 |
|---|---|
| 目的 | 何の日程調整なのかを伝える |
| 候補日 | 複数の日時を提示する |
| 所要時間 | 打ち合わせや面談にかかる時間を伝える |
| 返信依頼 | いつまでに返信がほしいかを示す |
日程調整は、相手に考えてもらう部分が多い連絡です。そのため、候補日や所要時間をあらかじめ書いておくと、相手の負担を減らせます。
候補日を提示する日程調整メール例文
使用場面
打ち合わせや商談の日程をこちらから提案する場合に使える例文です。
例文
○○様
お世話になっております。株式会社△△の山田です。
次回のお打ち合わせ日程について、以下の候補日でご都合はいかがでしょうか。
・○月○日（月）10:00〜11:00
・○月○日（火）14:00〜15:00
・○月○日（水）11:00〜12:00いずれもご都合が合わない場合は、別日程にて調整いたします。
お忙しいところ恐れ入りますが、ご確認のほどよろしくお願いいたします。
解説
候補日を複数提示すると、相手が返信しやすくなります。3つ程度の候補を出すと選びやすく、メールのやり取りも少なく済みます。
相手に候補日を出してもらうメール例文
使用場面
相手の予定を優先して、都合のよい日程を教えてもらいたい場合に使えます。
例文
○○様
お世話になっております。山田です。
次回のお打ち合わせにつきまして、○○様のご都合のよい日時をいくつかお知らせいただけますでしょうか。
所要時間は30分程度を予定しております。
ご多忙のところ恐れ入りますが、候補日時を2〜3つほどいただけますと幸いです。
何卒よろしくお願いいたします。
解説
相手に候補日を出してもらう場合でも、所要時間を伝えると親切です。「2〜3つほど」と数を示すことで、相手も返信内容を考えやすくなります。
日程確定を伝えるメール例文
使用場面
候補日の中から日程が決まった後に、確定連絡を送る場合の例文です。
例文
○○様
お世話になっております。山田です。
日程のご調整をいただき、誠にありがとうございます。
それでは、以下の日程にてお打ち合わせをお願いいたします。
日時：○月○日（火）14:00〜15:00
場所：オンライン会議
内容：サービス導入に関するご相談当日はどうぞよろしくお願いいたします。
解説
日程が決まった後は、日時・場所・内容を改めて書くと確認漏れを防ぎやすくなります。オンライン会議の場合は、会議URLをあわせて記載するとより親切です。
再調整をお願いするメール例文
使用場面
一度決まった予定を変更したい場合に使える例文です。
例文
○○様
お世話になっております。山田です。
○月○日に予定しておりましたお打ち合わせにつきまして、こちらの都合により日程の再調整をお願いできないでしょうか。
ご調整いただいたにもかかわらず、大変申し訳ございません。
以下の日程で再度ご都合をお伺いできれば幸いです。
・○月○日（月）10:00〜11:00
・○月○日（火）15:00〜16:00
・○月○日（水）13:00〜14:00お手数をおかけしますが、何卒よろしくお願いいたします。
解説
再調整をお願いする場合は、まず相手に手間をかけることへのお詫びを入れます。そのうえで、新しい候補日を提示すると、再度の調整が進めやすくなります。
面接日程調整メールの例文
使用場面
企業から面接候補日を提示された際に、希望日時を返信する場合の例文です。
例文
株式会社○○
採用担当者様お世話になっております。
このたび面接の機会をいただきました山田太郎です。ご連絡いただきありがとうございます。
面接日程につきまして、下記日時で参加可能です。○月○日（火）14:00～
当日は何卒よろしくお願いいたします。
解説
面接日程の返信では、結論を先に伝えることが大切です。参加可能な日時を明確に示し、余計な説明を増やしすぎないようにしましょう。
社内会議の日程調整メール例文
使用場面
部署内やプロジェクトメンバーとの会議日程を調整する場合に使えます。
例文
各位
お疲れさまです。山田です。
来月実施予定のプロジェクト会議について、日程調整をさせていただきたくご連絡いたしました。
候補日は以下の通りです。
・○月○日（月）13:00〜14:00
・○月○日（火）15:00〜16:00
・○月○日（水）10:00〜11:00ご都合のよい日時をご返信いただけますと幸いです。
よろしくお願いいたします。
解説
複数人との調整では、候補日をわかりやすく整理することが重要です。日時だけでなく、会議の目的も記載すると参加者が予定を確保しやすくなります。
日程調整メールで使える言い換え表現
| 表現 | 言い換え例 | 使用場面 |
|---|---|---|
| 都合の良い日を教えてください | ご都合のよい日時をお知らせいただけますでしょうか | 日程確認 |
| 予定を変更してください | 日程の再調整をお願いできますでしょうか | 再調整 |
| 参加できます | 下記日時で参加可能です | 面接・会議 |
| 返事をください | ご返信いただけますと幸いです | 全般 |
| 空いていますか | ご都合はいかがでしょうか | 打ち合わせ |
| 会えますか | お打ち合わせのお時間をいただけますでしょうか | 商談・訪問 |
避けたい表現・NG例
日程調整メールでは、相手に負担をかける書き方を避けることが大切です。
NG例
来週どこかでお願いします。
空いている日を教えてください。
これでは相手が候補日を考えなければならず、返信の負担が大きくなります。
改善例
来週のお打ち合わせにつきまして、以下の日程でご都合はいかがでしょうか。
・○月○日（月）10:00〜11:00
・○月○日（火）14:00〜15:00
・○月○日（水）15:00〜16:00
候補日を提示することで、相手は選ぶだけで済みます。返信率向上にもつながります。
日程調整メールでよくある失敗
- 候補日が1つしかない
- 所要時間を書いていない
- オンラインか対面か不明
- 会議の目的がわからない
- 日時の表記が曖昧
- 返信期限を書いていない
日程調整メールでは、「相手が判断するための情報が揃っているか」を確認してから送信すると失敗を減らせます。
ワンポイントアドバイス
候補日は最低でも3つ提示するのがおすすめです。
また、午前・午後だけでなく具体的な時間帯を示すことで、スケジュール確認がしやすくなります。
オンライン会議の場合は、日程確定後に会議URLを送付する旨を記載すると親切です。
よくある質問
候補日は何個くらい提示すべきですか？
一般的には3つ程度が目安です。少なすぎると調整が難しく、多すぎると読みづらくなります。
候補日がない場合はどうすればよいですか？
相手の都合を伺う形にし、「ご都合のよい日時を2〜3候補お知らせください」と依頼するとよいでしょう。
オンライン会議と対面会議は明記した方がよいですか？
はい。会議形式は必ず明記した方が誤解を防げます。
日程変更のお詫びは必要ですか？
こちら都合で変更をお願いする場合は、お詫びの一文を入れるのがマナーです。
まとめ
日程調整メールは、単なる予定確認ではなく、相手への配慮が求められるビジネスコミュニケーションです。
候補日を提示し、所要時間や会議の目的を明記することで、相手は返信しやすくなります。
また、再調整が必要な場合は、お詫びと新しい候補日をセットで伝えることが大切です。
今回紹介した例文を参考に、スムーズな日程調整につながるメールを作成してみてください。
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